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Nelle aziende, nei siti produttivi, non basta nominare l'RLS. Il Testo Unico - come modificato dal decreto correttivo 106/2009 - prevede anche l'obbligo di comunicare in via telematica all'INAIL i nominativi dei Rappresentanti dei Lavoratori per la Sicurezza.
Ed è stato fissato un termine per la comunicazione online dei nominativi degli RLS eletti o designati nelle aziende o unità produttive.

La circolare Inail n. 11 del 12 marzo 2009 indica che: "l'inserimento in procedura potrà essere effettuato fino al 31 marzo di ciascun anno" e dovrà esprimere la situazione in essere al 31 dicembre dell'anno precedente.
Una successiva circolare Inail n. 43 del 25 agosto 2009 (modificativa della circolare n. 11), chiarisce che la comunicazione è necessaria solo in caso di nuova nomina o designazione.
E dunque "l'obbligo di comunicazione scatta in occasione di prima elezione o designazione del RLS. Successive comunicazioni dovranno essere effettuate solo nel caso in cui dovesse essere nominato o designato RLS differente da quello segnalato. In difetto si ritiene immutata la situazione già comunicata".
Con il decreto correttivo è stato dunque modificato il testo previgente, prevedendo l'obbligo di comunicazione per via telematica all'INAIL solo in caso di nuova elezione o designazione. Dunque non più annualmente anche in assenza di variazioni, come era previsto in precedenza.
Insomma la comunicazione non è più annuale ma periodica e viene effettuata ogni volta che il nominativo del RLS cambia.
In particolare in sede di prima applicazione (per coloro che non avessero ancora proceduto con la comunicazione online) andrà comunicato il nominativo del RLS in carica.
E qualora non fosse in carica nessun RLS o in caso di rielezione/ridesignazione della medesima persona alla scadenza del mandato triennale, non sarà necessaria nessuna comunicazione.

Procedura a cui si accede dal sito www.inail.it attraverso il "Punto Cliente", seguendo il percorso illustrato nella circolare n. 43.

Circolare n. 43 per l'accesso all'applicazione "Dichiarazione RLS" in caso di prima comunicazione di aziende e pubbliche amministrazioni assicurate INAIL:
PRIMA COMUNICAZIONE
Aziende e pubbliche amministrazioni assicurate INAIL
Le aziende o le amministrazioni pubbliche soggette all'obbligo assicurativo INAIL che non abbiano ancora provveduto ad effettuare la registrazione al sito www.inail.it devono:
1. collegarsi al sito www.inail.it;
2. selezionare Registrazione;
3. accedere alla sezione Registrazione ditta;
4. inserire nell'apposita maschera il Codice Utente ed il PIN1.
L'INAIL provvederà ad inviare a mezzo posta alla ditta un PIN2 che, unito al PIN1, darà origine alla password provvisoria per il primo accesso al sito.
Dopo aver effettuato il primo accesso ai Servizi di "Punto Cliente", inserito i dati relativi al responsabile dei servizi telematici dell'azienda ed aver personalizzato la password, la ditta potrà accedere all'applicazione Dichiarazione RLS.
Le aziende e le amministrazioni pubbliche soggette all'obbligo assicurativo INAIL che siano già registrate, effettuando l'accesso ai Servizi di Punto Cliente, potranno visualizzare la procedura Dichiarazione RLS.